Shortlease lijkt overzichtelijk: een vast bedrag per maand en rijden maar. Maar wie echt grip wil op kosten, kijkt verder dan alleen het maandbedrag. Want de échte TCO (Total Cost of Ownership) kan afhankelijk van gebruik, wissels en stilstand – flink uiteenlopen. In dit artikel laten we zien waar je op moet letten.
Waarom TCO belangrijker is dan ooit
Het inzichtelijk maken van de werkelijke autokosten per persoon is cruciaal voor budgettering en optimalisatie. Ongeacht of je nu één medewerker op pad stuurt of een compleet projectteam voorziet van auto’s. De maandprijs van een shortleasecontract is slechts het begin.
TCO draait om het totaalplaatje: van het contractbedrag tot onverwachte kosten zoals schade, stilstand of extra kilometers. Alleen met dat volledige inzicht kun je een eerlijke vergelijking maken tussen mobiliteitsopties of betere keuzes maken voor volgende projecten.
Wat zit er (meestal) in het maandbedrag van shortlease?
Een shortleasecontract is vaak ‘all-in’. Dat betekent dat de volgende onderdelen standaard inbegrepen zijn:
- Afschrijving
- Verzekeringen (WA + Casco)
- Wegenbelasting
- Onderhoud en banden
- Pechhulp
- Administratiekosten
Maar dat betekent niet dat je daarmee klaar bent. Want het daadwerkelijke gebruik bepaalt of je binnen deze bundel blijft of dat je bijbetaalt.
De variabelen die écht het verschil maken
Hieronder vind je de belangrijkste kostenposten die vaak over het hoofd worden gezien bij het inschatten van TCO per medewerker:
1. Kilometerbundel vs. realistisch gebruik
Shortleasepakketten gaan uit van een vooraf gekozen km-bundel (bijv. 1.500 of 2.500 km per maand). Maar rijdt een medewerker structureel meer? Dan betaal je per extra kilometer en dat bedrag ligt vaak hoger dan verwacht (soms €0,15 tot €0,25 per km).
Praktijkvoorbeeld: iemand die 3.000 km/maand rijdt met een 1.500 km-bundel betaalt al snel €300 extra per maand.
2. Stilstand = alsnog betalen
Een medewerker op vakantie of ziek? De auto staat stil, maar de maandlast loopt gewoon door. Sommige aanbieders bieden een pauzeoptie, maar vaak betaal je toch gewoon door. Voor grotere vloten loont het om hier maandelijks even kritisch naar te kijken.
3. Wissel- en transportkosten
Moet een auto worden opgehaald, omgewisseld of naar een andere locatie worden gebracht? Dan worden er transportkosten gerekend, zeker bij kortdurende inzet in projecten of bij wisselende teams. Deze bedragen variëren van enkele tientjes tot honderden euro’s per wissel.
4. Schade en eigen risico
Elke schade, hoe klein ook, kan invloed hebben op de TCO. Niet alleen vanwege het eigen risico, maar ook vanwege eventuele stilstand of kosten voor vervangend vervoer.
Let goed op de voorwaarden:
- Wat is het standaard eigen risico?
- Kun je dit afkopen?
- Is schadeherstel verplicht bij een vaste partner?
5. Vervangend vervoer bij schade of onderhoud
Niet altijd standaard inbegrepen. Valt een auto uit of moet deze naar de garage? Dan kan er alsnog een auto gehuurd worden op jouw kosten. Sommige leasemaatschappijen rekenen dit apart af, anderen bieden het aan binnen het pakket. Check het vooraf en maak duidelijke afspraken.
TCO-rekenhulp: bereken het volledige maandbedrag per medewerker
Gebruik het onderstaande “algemene” voorbeeld als basis om de echte kosten van shortlease per medewerker inzichtelijk te maken:
| Kostenpost | Gemiddeld bedrag per maand | Uitleg |
| Contractbedrag (incl. onderhoud) | € 725 | Afhankelijk van voertuig en bundel |
| Overschrijding km-bundel | € 180 | 1.200 km extra á €0,15 p/km |
| Schade / Eigen risico | € 50 | Gespreid over jaar, bijv. 1 schade van €600 |
| Transport- en wisselkosten | € 25 | Gespreid, bijv. 1 wissel/kwartaal |
| Vervangend vervoer | € 30 | Bij onderhoud of pech |
| Stilstand (onproductief) | € 60 | Bijv. 5 dagen p/mnd ongebruikt |
Totale TCO per medewerker per maand: ca. €1.070
Tip: maak dit onderdeel van je maandrapportage. Zo kun je real-time sturen en vergelijken tussen medewerkers of teams.
Slim TCO-beheer: 3 tips uit de praktijk
- Werk met mobiliteitsprofielen per medewerker
Houd structureel bij wie hoeveel rijdt, in welke regio, en met welk gebruikspatroon. - Stel een centrale TCO-monitor op
Bijvoorbeeld in Google Sheets of Power BI, gekoppeld aan ritregistratie of brandstofdeclaraties. - Evalueer per kwartaal i.p.v. per jaar
Zo kun je tijdig contracten aanpassen, overbodige auto’s inleveren of beter clusteren per team.
TCO is meer dan een bedrag onderaan de factuur
Wie alleen kijkt naar het maandbedrag, loopt het risico structureel teveel te betalen. Door inzicht te krijgen in het volledige kostenplaatje per medewerker, maak je betere keuzes én kun je veel gerichter sturen op besparing, zonder in te leveren op flexibiliteit.
Heb je vragen over shortlease, TCO of wil je samen jouw situatie doorrekenen? Neem vrijblijvend contact met ons!